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合同(协议)管理制度

发布时间:2019-06-28  点击数:200

合同(协议)管理制度

一、总则

1、目的

为加强合同管理,规范流程制度,确保协议经济效益,根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。

2、适用范围

公司对外签订的各类合同(协议),包含已生效合同。

二、合同签订

1、合同审查审批

1)合同(协议)一律由董事长授权,总裁审批或签订;

2)我方至少保留三份合同原件,即财务一份、发起部门一份、档案室存档一份;

3)合同原则上由发起部门负责人具体经办,拟订初稿后必须经业务管理部总经理审阅后按合同审批权限审批。

2、合同内容

1)开头部分:需写明协议方的全称、签约时间和签约地点

2正文部分包括合同范围期限,合同各方的权利、义务。合同履行要求、质量标准、付款方式、结算时间后续服务及保障、协议方相互协作、违约责任、争议解决方式等条款

3结尾部分:协议方需按规定用章,原则上使用合同专用章,无合同章时,可使用公章,严禁使用个人章或部门注明合同有效期限合同有效期的生效日期不得早于协议方的签署日期

3、合同签订

1)合同谈判须由集团委派或委托相关人员共同参加,不得一人直接与协议方谈判合同。子公司享有合同签订参与洽谈权限,不得私自以公司名义签订合同;

2)任何合同及协议签订前,我方必须有三人(含)以上签字,严格按照行政审批后盖章才能有效。此条款适用于所有合同,需明确在合同内容当中,作为甲乙协议方签订合同的必备条件;

3)签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人,法人委托人必须对本企业负责;

4)签约人在签订合同之前,必须认真了解并由合同(协议)发起部门核实协议方当事人的情况;包括企业基本信息及三证、资信诚信状况、委托文件及个人基本信息(身份证、现居住及联系电话、紧急情况联系人),协议方当事人基本信息存档;

5)签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则;

6)合同除即时结清者外,一律采用书面格式,并必须采用统一合同文本;

7)合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确;

8)签订合同除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争协议合同由我方所在地人民法院管辖;

9)任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依法严惩;

10)全面实行合同编号管理制度。

三、履约标准

1、合同依法成立,既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务,按合同约定确保完全履行;

2、合同(协议)必须经行政审批后方可执行;

3、合同(协议)约定项必须有落实执行阶段性计划;

4、发起部门执行必须明确责任人,执行过程中公司财务和履约人应随时了解和掌握现场情况。

5、执行过程中各种签证、证明、承诺、变更、补充协议(包括解除协议、终止协议等)、增项等文字性材料,我方必须有三人(含)以上签字,严格按照行政审批后盖章才能有效。未按此规定执行的各种文字资料均视为个人行为,公司不承担任何责任;

6、执行过程中发现问题应及时汇报解决,凡隐瞒事实,私自主张将追究有关人员责任;

7、合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

四、合同变更或解除

1、在合同履行过程中,碰到困难的,首先应尽一切努力克服困难,尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时,应由公司组织相关人员进行讨论,权衡利弊作出变更、解决决议后,在法律规定或合理期限内与协议方当事人进行协商;

2、协议方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本公司合法权益出发,从严控制,变更须三人以上签字盖章;

3、变更、解除合同,必须符合《合同法》的规定,并应在公司内办理有关的手续;

4、变更、解除合同的手续,应按本制度规定的审批权限和程序执行;

5、变更、解除合同,一律必须采用书面形式(包括当事人各方的信件、函电、电传等),口头形式一律无效;

6、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经各方一致同意的例外;

7、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定;

8、以变更、解除合同为名,以权谋私、假公济私,损公肥私者,一经发现,从严惩处。

五、特别说明

即日起凡公司对外签订的所有合同(协议)需增加以下内容:执行过程中各种签证、证明、承诺、变更、补充协议(包括解除协议、终止协议等)、增项等文字资料,我方必须有三人或三人以上人员签字并盖章才能有效。

六、合同执行流程图

七、合同(协议)生效后执行情况的监督、检查

1、成立以法律顾问、总办、行政、财务为单位组成的检查小组,由行政管理部总经理任组长,对全公司合同执行情况进行监督检查。

2、检查内容包括:①合同执行情况;②合同执行中存在的问题;③合同是否有隐含的纠纷;④甲、乙双方履行权利义务进展情况。

3、检查时间:每月对全公司的所有合同进行一次检查(已签订实施的),发现问题及时提出意见汇报董事长和总裁。

4、检查流程:采取听、看、问的方式,听合同主体单位汇报;看现场、看实物、票据;问合同数量、质量、标准、进度情况。

5、每月底将检查情况统计分析表汇总上报董事长和总裁。

6、总裁、业务管理部总经理、财务管理部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理或汇报。否则,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。

八、此文自下发之日起执行。


陕西女皇实业有限公司

二〇一九年六月二十八日

 
 
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